Zaman ve Proje Yönetimi Uygulama Önerileri

Hiç işlerin arapsaçına döndüğü oldu mu? Proje üstüne proje ve çözülmemiş sorunların birikip size dağ gibi geldiği zamanlar yaşadınız mı?

Eskiden ben de bu tür sorunlar yaşardım.  Hatta geçenlerde bir takipçim homeofis çalışmakta zorlanıyorum bir öneriniz var mı diye sorunca, ben de kendi hayatıma uzaktan bakma fırsatı buldum.

Mesela bizim evimizde çalışma masalarımız salonun ortasındadır. Kimilerine garip gelse de eşimle bunu biz hiç yadırgamayız. Çünkü biz ekstra bir efor ile mecbur olduğumuz ya da hayatta kalmak ve para kazanmak için çalışmıyoruz. Tabiki bu saydıklarım çok önemli hayatımızı idame ettirmek için gerekli şeyler. Fakat biz bireylere, kendimize, şirketimize yararalı olmak için; bize ihtiyaç duyulan sorunları gönüllü olarak çözmek için çalışıyoruz. Yani asıl amaç para olmaktan çıkıp birilerine, bir şeylere hizmet ve yardıma dönünce insan kendini daha iyi hissediyor.

Örneğin biri size gelse ve dese ki “siz filanca işte ustaymışsınız benim de aylardır çözemediğim bir konu var sizin o engin tecrübenize ve deneyimlerinize dayanarak danışmak istiyorum bana yardım eder misiniz?” Böyle bir soruya kim hayır diyebilir ki? Biz zaten insan olarak mizacımız gereği yardımlaşmayı seven varlıklarız, üstelik bunu kendimiz için yapıyoruz. Kendimizi iyi hissetmek için. Sizce bir dilenciye, sokak satıcısına ya da karşıdan karşıya geçmeye çalışan bir yaşlıya yardım edince çıkarınız nedir? Cevap: İçinizde oluşan o ilahi duygu! Yardım ettiniz bir şeylere katkıda bulundunuz.

İş dünyasında da o ilahı duyguya sarılarak hareket edersek aslında çalışmayı, hayatınızı yaşamaktan ayrı bir şey olarak görmeyi de bırakabiliriz. Çalışmak aslında hayat akışımızın bir parçası haline gelir ve işte o zaman çalışmaktan keyif alırız. Belki de yalnızca ben böyle hissediyorum kim bilir?

Bazı Planlı Çalışma Yöntemleri

Yıllar önce arapsaçı işlerimi bir düzene oturtmak için çözüm ararken, zaman yönetimi ve düzenli çalışmak ile ilgili okuduğum makaleler, izlediğim videolar ile biraz daha düzenli yaşamaya ve zamanımı verimli kullanmaya başladım. Tek çift yöntemi, düzenli uyuma yöntemi, pareto analizi, pomodoro tekniği, kafein şekerlemesi, önemli-acil matrisi ve zinciri kırma gibi teknikleri öğrenip hayatıma uygulamaya çalıştım.

1. Basit olarak yapacağım tüm işleri not aldım,
2. Önemlilik sırasına göre dizdim,
3. Sonra da sabırla belirlediğim zaman periyodunda o işleri tek tek bitirmeye çalıştım.

Sonra kendime şu soruyu sordum malum teknolojik devirdeyiz ilaç saatimizi hatırlamak için bile üretilen mobil uygulamalar, yazılımlar var öyleyse mutlaka zaman ve proje yönetimi için de bir uygulama da vardır deyip araştırmaya koyuldum. Böyle uygulamaların olduğu keşfedip bir kaç tanesini denedikten sonra sevdiğim bir kaçını o gün bugündür hala kullanmaya devam ederim. Bu uygulamarı size tanıtacağım ama önce çalışma yöntemleri ve ana fikirleri üzerinde biraz daha konuşmak istiyorum.

Eğer şanslı bir öğrencilik geçirdiyseniz öğretmeniniz ya da ebeveynleriniz size görev bilincini öğretmişlerdir ve bu görevleri yerine getirikçe sizi ödüllendirmiş kendinizde gurur duymanızı sağlamışlardır. Benim annecim sağolsun daha ilk okul zamanlarımda ödevlerimi bir kağıda yazar bir kaç tane de evde ona yardım edebileceğim ufak görevler ekler ve bana verirdi. Ben her görevi yaptığımda büyük bir mutlulukla listeme gidip rengarenk kalemlerle işaretlemek için can atardım. Bitirilen her 10 görevim için Nintendo oynama hakkı bile kazanırdım. Şimdi anlıyorum ki o zamanlar annemin öğrettiği yol ile, hiç ödev yapma sorunu yaşamayan başarılı bir öğrencilik geçirdim; bir sonraki görevim için motivasyonum vardı.

Eski ABD Donanması Amirali William H. McRaven ‘in bir konuşmasından aldığım ders, başarılı olmanın aslında sabah kalkınca yatağımızı toplamak kadar kolay bir iş olduğunu gösterdi.

Yani size dağ gibi görünen işlerinizi küçük görevlere ayırarak bitirebilmeniz mümkün. Başta size bahsettiğim uygulamaların yaptığı şey de aynı. Siz görevlerinizi ve zamanını giriyorsunuz uygulama size anımsatıyor ve göreviniz bittiğinde bitti olarak işaretleyip üzerine notlar bile yazabiliyorsunuz. Hatta daha da ileri götürüp proje oluşturup bir kaç takım arkadaşınızı aynı projeye ekleyerek aynı projenin farkı görev dağılımlarını yaparak kim ne yaptı, hangi görevler tamamlandı, genel proje ilerleyişini görebiliyor ve uygulama üzerinden dosya alışverişi yapabiliyorsunuz. Bazı programlarda bulunan chat bölümünden anlık mesajlar da gönderebiliyorsunuz.

ASANA (asana.com)

WUNDERLIST (wunderlist.com)

EVERNOTE (evernote.com)

HABITBULL (habitbull.com)

TODOLIST (todolist.com)

Artık siz de bu programları kullanmayı öğrendiğinize göre belki günlük görevleriniz arasına annemin bana yaptığı gibi çok zor olmayan ama sizi bir sonraki göreve motive edecek bir kaç görev ekleyebilirsiniz.

• Her sabah yatağını topla
  
• Her gün yeni bir kelime öğren
• Her gün birisine bir şey öğret
• 1 dakika kendine kahkaha seansı yap
• Yaratılmış her şeyi ve özellikle kendini sev